Organizar eventos ou viagens de incentivo pode ser desafiador, especialmente quando surgem imprevistos. Muitas vezes, as pessoas se deparam com dificuldades logo no início, o que afeta ainda mais a experiência dos participantes.
Um dos desafios comuns são os ruídos na comunicação. Como no caso de um participante que chegou ao hotel e descobriu que sua reserva não foi registrada, resultando em frustração e insegurança. Dá para imaginar?
E o que dizer então das desmarcações de passagens aéreas e a coordenação de transfers, que exigem atenção minuciosa e um planejamento preciso para evitar contratempos.
Por fim, a equipe organizadora se esforça ao máximo, mas a falta de alinhamento entre todos os envolvidos pode transformar o que deveria ser uma experiência fluida parece mais desorganizado.
Qual seria, então, a abordagem estratégica e criteriosa para evitar essas situações e garantir que o evento se transforme em uma experiência inesquecível de forma positiva?
Aqui estão três pontos fundamentais:
Planejamento detalhado e comunicação eficiente: o primeiro passo é garantir que todos os envolvidos — desde fornecedores até participantes — tenham acesso a informações claras, completas e no tempo certo. Isso não só evita imprevistos, mas também melhora a coordenação em todas as etapas do evento, permitindo que cada atividade aconteça conforme o planejado e sem surpresas desagradáveis.
Gestão personalizada de logística e reservas: a logística é um dos pilares para o sucesso de qualquer evento. Transporte, hospedagem, alimentação e outras reservas devem ser cuidadosamente gerenciados.
Quando se antecipa as possíveis falhas e se prepara para enfrentá-las, a jornada do participante se torna mais tranquila.
Saiba mais sobre a logística eficiente neste post!
Atenção aos detalhes: inclui a criação de uma programação envolvente, personalização de brindes, atividades exclusivas e até mesmo a ambientação do local.
Se precisar, a Social Tables é uma ferramenta que permite criar plantas baixas em 3D, visualizar a disposição de mesas e cadeiras, e planejar o fluxo de pessoas. É especialmente útil para prever a circulação de público e ajustar a configuração conforme necessário.
Pirando nas ideias: veja 2 cases que podem inspirar a sua empresa a fazer algo inovador
Case 1: Viagem com clientes da FPT: Com foco no planejamento, na gestão personalizada e atenção aos detalhes, coordenamos uma viagem de incentivo para a FPT, braço de motores da Iveco, com clientes argentinos para Córdoba.
O desafio era garantir que cada etapa da viagem fosse impecável, desde o planejamento criativo até a logística, para um público altamente exigente. A nossa equipe elaborou um planejamento criativo que envolveu banners e cardápios personalizados, coordenou a logística aérea e terrestre, cuidou dos transfers, hospedagem e das reservas em restaurantes renomados.
Além disso, contratamos um fotógrafo especializado para registrar os melhores momentos da viagem. Cada etapa foi planejada com o máximo cuidado.
A viagem de incentivo para Córdoba foi um grande sucesso, posicionando a FPT como uma empresa que valoriza experiências enriquecedoras para cultivar relacionamentos de confiança.
Por que investir em viagens de incentivo
Segundo a Incentive Research Foundation, programas de viagens de incentivo adequadamente projetados e executados podem aumentar a produtividade de vendas em 18% e gerar um ROI de 112%.
É, as viagens de incentivo estão de volta com força total, promovendo alta performance e contribuindo diretamente para o fechamento de mais negócios.
Case 2: Convenção da Anjos Tintas: reuniu mais de 700 participantes e teve como principal desafio alinhar todas as equipes da empresa — comerciais, internas e de produção — com o novo planejamento estratégico.
O que você faria se o desafio fosse proporcionar uma experiência inspiradora e dinâmica que unisse essas equipes e transmitisse a cultura da empresa de maneira eficaz?
O nosso time especialista pirou nas ideias e fez o seguinte: sessões de team Building, nas quais os colaboradores deveriam reparar e pintar peças automotivas, uma dinâmica alinhada à atividade da Anjos Tintas.
Esse desafio, que pode ser adaptado de acordo com os objetivos de cada empresa, incentivou o trabalho em equipe, ao mesmo tempo em que reforçou os valores organizacionais de forma prática e envolvente.
Além disso, realizamos palestras motivacionais com renomados profissionais. Contamos ainda com um mestre de cerimônias que garantiu a fluidez e a evolução de todas as etapas do evento.
O nosso lema é Vá Sempre Além
Como mostramos nesse último case, não é necessário focar em uma única ação para conquistar o engajamento dos participantes. Em algumas situações e dependendo dos objetivos, será justamente a combinação de ações personalizadas que vão promover resultados impactantes.
Quer saber como a Inovents cria outros projetos incríveis para engajar o público em eventos e viagens de incentivo? Entre em contato!