Afinal, o que é logística em um evento ou viagem de incentivo?
A logística envolve toda a organização, coordenação e execução das atividades necessárias para que o evento seja bem-sucedido.
Elencamos aqui as principais etapas da logística:
1) Definição de datas, horários e espaço
Leve em consideração a disponibilidade do público-alvo e dos profissionais envolvidos. Atente-se a grandes eventos públicos e feriados que possam afetar a acessibilidade ao local.
Visite o hotel com antecedência para verificar as instalações e garantir que o espaço acomode o número de participantes.
2) Planejamento de entregas
Crie um cronograma de entrega de todos os materiais e equipamentos necessários para a realização do evento.
3) Montagem e desmontagem
A montagem envolve a preparação de todos os ambientes: estruturas de palco, stands, som, iluminação, decoração, mobiliário etc. Já a desmontagem é devolver o local às condições originais.
Cada uma dessas etapas precisa de cronograma específico, com equipe dedicada para que tudo aconteça com segurança e agilidade.
4) Serviços de apoio
Equipe médica, de segurança e limpeza são alguns dos serviços essenciais em um evento. Além de uma seleção rigorosa, por meio de empresas especializadas, é fundamental que todos esses profissionais saibam lidar com situações emergenciais.
5) Transfers, passagens e hospedagem
A logística inclui ainda o transporte para participantes e convidados, seja com traslados, passagens aéreas, fretamento de ônibus ou qualquer outro.
É preciso planejar pontos de embarque e desembarque, horários e comunicação eficaz sobre as informações que impactam diretamente na chegada das pessoas ao destino.
6) Alimentação e bebidas
Planeje um cardápio que atenda às preferências e restrições alimentares dos participantes.
Ofereça opções variadas e de alta qualidade, que podem incluir coquetéis, brunches, cafés da manhã, jantares temáticos e experiências gastronômicas interativas, como criar uma estrutura para os participantes montarem a própria pizza, por exemplo.
Veja, agora, 6 práticas para garantir uma logística eficiente
1) Parceria com fornecedores confiáveis: a escolha dos parceiros deve ser feita com critério, considerando a experiência, a reputação no mercado e a capacidade de atender às demandas específicas do evento. Além disso, é fundamental manter uma lista de fornecedores alternativos, previamente testados, que possam ser acionados em caso de necessidade.
2) Assertividade na gestão de imprevistos: para minimizar riscos, vale desenvolver um plano de contingência que antecipe possíveis problemas, estabeleça diretrizes para identificar recursos alternativos e defina responsabilidades claras para cada membro da equipe. A comunicação clara e eficiente entre todos os envolvidos é fundamental para encontrar soluções.
3) Atenção ao fluxo de pessoas: pense em uma logística que garanta o fluxo tranquilo de entrada e saída de pessoas, além da circulação confortável no espaço. Sem esquecer, claro, da acessibilidade. Tudo isso traz conforto e praticidade para todos.
4) Programação que engaja e surpreende: ofereça atividades interativas, como trilhas de aventura ou culinária em equipe, para estimular a colaboração. Além disso, crie experiências individuais, como uma estação de customização de camisetas ou mentorias rápidas.
5) Integração da equipe: logística, criação, planejamento, produção e todas as outras equipes envolvidas precisam estar alinhadas, com foco na excelência do evento. Além de criar uma experiência impactante do começo ao fim, essa conexão garante resposta rápida aos desafios que possam surgir.
6) Sustentabilidade nas etapas: práticas sustentáveis, como a reutilização de materiais de cenografia e redução de uso de plásticos, mostram o compromisso do organizador do evento com as práticas ESG e com o futuro do planeta e das próximas gerações.
Saiba mais sobre ESG em eventos neste post.
Viagem de incentivo
Todos esses cuidados são igualmente aplicados às viagens de incentivo. Ao abordar a logística, consideramos aspectos como a acomodação nos hotéis, os transfers, o transporte dos participantes para restaurantes e as experiências propostas, além de outros detalhes.
Fique tranquilo, você não precisa fazer tudo sozinho.
Com uma abordagem estratégica e a expertise do Grupo Kontik, que possui 70 anos de know-how em viagens corporativas, a Inovents garante que cada aspecto do evento contribua para uma experiência que engaja e motiva os participantes.
Além disso, otimizarmos recursos para viabilizar o projeto, não importa o tamanho. A gente pira nas ideias e faz acontecer!
Quer um exemplo? O Encontro de Líderes CCR
A Inovents foi a agência responsável por toda a organização do Encontro de Líderes CCR, que acontecei em outubro de 2024, no Bourbon Atibaia-SP. Com o objetivo de alinhar e transmitir as premissas da cultura organizacional e planejar 2025, a CCR reuniu 400 profissionais em São Paulo.
O primeiro desafio foi a definição do local. Nossa missão era acomodar todos os participantes em apartamentos single com conforto e qualidade. Uma vez escolhido o palco do encontro, nosso time cuidou de todos os detalhes: hospedagem, logística inteligente, transfers, alimentação e bebidas.
Com ativações que reforçavam os valores da marca, criamos um ambiente que estimulou a integração, o aprendizado e o engajamento entre os presentes.
Entregamos uma experiência de alto impacto e, assim, consolidamos essa importante parceria. Gostou?
Quer saber mais sobre como a Inovents pira nas ideias e faz uma logística de evento e viagem de incentivo perfeita? Entre em contato.