A escolha do local perfeito para seu evento corporativo é o motor que faz tudo funcionar e o acontecimento ser um sucesso para a empresa e confortável para todos os convidados presentes.
Como bem colocou Jon Forst, cofundador e co-CEO da Trademark, em entrevista ao portal Event Industry News: “Muitas peças precisam se encaixar perfeitamente na hora de planejar um evento impecável. Provavelmente a maior e mais importante peça é selecionar o local certo.”
Pense em todos os eventos corporativos que você já participou. Aqueles que realmente deixaram uma marca em sua memória, provavelmente, tiveram algo especial em seu ambiente.
Talvez tenha sido o local com vista bonita da cidade ou a atmosfera acolhedora e intimista de uma sala decorada. Independentemente do motivo, é inegável que o local tem o poder de transformar um evento comum em algo extraordinário.
A seguir, detalharemos algumas estratégias fundamentais na escolha do palco perfeito para seu evento corporativo. Desde a importância de considerar o público-alvo e os objetivos do evento até a logística prática de encontrar um espaço que atenda a todas as suas necessidades. Vamos lá!
Seja inteligente e estratégico ao definir seus objetivos
Antes de tomar qualquer decisão, é necessário definir seus objetivos de forma inteligente e estratégica, pois são eles que guiarão cada passo na criação, estruturação e sucesso do seu evento.
Quando nos referimos a objetivos, não estamos falando apenas de metas genéricas, mas sim propósitos específicos e mensuráveis. Questione-se: o que você espera conquistar com este evento? Aumentar as vendas, fortalecer o relacionamento com os clientes, lançar um novo produto no mercado? Seja claro e conciso, pois são esses objetivos que fornecerão o combustível para suas estratégias.
Com os objetivos claramente definidos, você estará pronto para mapear e identificar os melhores locais para alcançá-los. Considere fatores como a localização geográfica, a infraestrutura disponível, a capacidade de acomodação e a acessibilidade para os participantes. Lembre-se de que cada detalhe do local escolhido deve estar alinhado com seus objetivos, contribuindo para a realização da sua visão.
Além disso, esteja preparado para ajustar sua rota conforme necessário. Se um determinado local não atender às suas necessidades ou se surgirem obstáculos inesperados, esteja aberto a explorar novas opções e encontrar soluções criativas.
Escolha uma região confortável e fácil de acessar
Imagine-se como o anfitrião de uma grande celebração, abrindo as portas para seus convidados com um sorriso caloroso. Agora, pense em como seria decepcionante se alguns deles ficassem perdidos no caminho ou enfrentassem dificuldades para chegar até você.
Portanto, ao escolher o local para o seu evento, leve em consideração não apenas a beleza do espaço, mas também a praticidade de acesso. Estude as opções de transporte público nas proximidades e a disponibilidade de estacionamentos para aqueles que optam por ir de carro.
Além disso, pense além dos seus convidados — considere também os fornecedores e prestadores de serviços que farão parte do seu evento. Eles precisam de fácil acesso para entregar seus materiais e equipamentos, garantindo que tudo esteja pronto e funcionando perfeitamente quando seus convidados começarem a chegar.
A segurança também deve ser uma prioridade ao selecionar a região ou bairro para o seu evento. Opte por áreas conhecidas por sua tranquilidade e baixo índice de criminalidade, proporcionando uma experiência tranquila e sem preocupações para todos os envolvidos.
Por fim, coloque no papel também o acesso dos convidados com dificuldade de mobilidade, sendo uma região inclusiva e com acessibilidade garantida.
Pense com cuidado no tamanho e infraestrutura
Vamos começar falando sobre o tamanho do espaço. Você quer um ambiente espaçoso o suficiente para acomodar todos os seus convidados, sem deixar ninguém de fora, mas também não quer que seja tão grande a ponto de parecer vazio e desanimado.
Portanto, leve em consideração o número de convidados esperados e certifique-se de escolher um espaço adequado para a capacidade prevista, permitindo espaço suficiente para a equipe de produção, segurança e serviços.
Além do tamanho, a infraestrutura do local é outro aspecto fundamental a ser considerado. Além de ser bonito, é essencial que o local tenha infraestrutura adequada para uma experiência completa. Afinal, no grande dia, os imprevistos devem ser mínimos.
Os banheiros devem estar em condições de uso adequadas, com fácil acesso e em quantidade suficiente para atender a todos os participantes do evento. Além disso, é fundamental que a área de alimentação esteja limpa e equipada de forma apropriada para atender às necessidades do serviço de catering.
Ao revisar o contrato de locação do espaço, é importante verificar quais outros serviços estão inclusos, como a disponibilidade de equipe de segurança, recepção, ou até mesmo opções de entretenimento. E não se esqueça de garantir que haja espaço adequado disponível para a entrega e retirada de materiais, como equipamentos de som, iluminação, ou qualquer outra estrutura necessária para o evento.
Locais com experiência em eventos facilitam a contratação desses profissionais, garantindo que tudo corra sem problemas e permitindo que todos aproveitem ao máximo sua celebração.
Quanto mais opções extras, melhor
Quando se trata de escolher o local ideal para o seu evento corporativo, tamanho e infraestrutura são fatores essenciais a se considerar. No entanto, por que parar por aí quando você pode obter ainda mais vantagens?
Ao explorar as possibilidades de locais para o seu evento, não se limite apenas ao espaço físico. Muitas vezes, os diferenciais estão nos pequenos detalhes que fazem toda a diferença.
Por exemplo, alguns ambientes oferecem descontos especiais na hospedagem para os participantes do evento que estão vindo de outras cidades ou até mesmo países.
Além disso, algumas casas de festa vão além e incluem no pacote serviços como buffet e decoração. Isso não apenas simplifica sua vida como organizador, mas também garante uma celebração sem complicações.
No entanto, não se deixe levar apenas pelas promessas – é importante comparar os valores e os serviços oferecidos por diferentes locais. Nem sempre o mais caro é o melhor, e às vezes você pode encontrar verdadeiras jóias escondidas com preços acessíveis.
Portanto, faça sua pesquisa, pondere suas opções e escolha o local que oferece as melhores condições e benefícios para o seu evento.
Horário de abertura e fechamento do espaço
O horário de abertura e fechamento do espaço para o seu evento é algo realmente importante. Quando o espaço abre, é o momento de receber seus convidados e começar as atividades planejadas. E quando o espaço fecha, é hora de encerrar tudo e garantir que todos saiam em segurança.
Converse com os representantes do local para compreender até quando a casa ficará aberta. Caso seja uma celebração mais descontraída, a festa poderá estender-se por mais tempo. Já em encontros corporativos para novas parcerias, um evento de menor duração pode ser suficiente.
Definir esses horários de forma clara é essencial para que todos possam se planejar corretamente. Afinal, ninguém quer chegar tarde demais ou ser pego de surpresa com o encerramento do evento.
Então, lembre-se de comunicar esses horários aos seus convidados e certificar-se de que todos estejam cientes da abertura e fechamento do espaço. Assim, seu evento poderá ser aproveitado ao máximo por todos os presentes.
O orçamento cabe no bolso?
Vamos falar sobre algo que todos nós consideramos importante: o orçamento do evento. Faça os cálculos para garantir que o dinheiro disponível seja suficiente para realizar tudo o que foi planejado, sem apertos ou surpresas desagradáveis.
Isso significa considerar não apenas o custo do aluguel do espaço, mas também outros gastos, como serviços adicionais, alimentação, decoração e possíveis taxas extras.
Antes de fechar qualquer negócio, faça uma análise cuidadosa do seu orçamento e compare os custos entre diferentes opções de locais.
Lembre-se de que, às vezes, um local mais caro pode incluir serviços que compensam o preço mais alto, enquanto um local mais barato pode parecer uma opção econômica, mas pode acabar custando mais caro com serviços adicionais.
Outro ponto importante é a negociação. Não hesite em pedir descontos ou negociar os termos do contrato. Muitas vezes, os locais estão abertos a negociações e podem oferecer condições mais favoráveis, especialmente se você estiver disposto a fechar um contrato a longo prazo ou reservar em um período de baixa temporada.
Por fim, lembre-se de deixar uma margem de segurança no seu orçamento para imprevistos. Nunca se sabe quando surgirá uma despesa extra inesperada, então é melhor estar preparado.
Antes que o cliente vá, você deve ir
A frase acima foi uma das ditas por Jon Forst e destaca outra importante etapa da seleção do local: conheça bem a sua escolha.
Contudo, não se trata apenas de observar fotos bonitas ou ler descrições atrativas. Visite e “viva” o espaço, explorando cada canto e entendendo como ele se alinha com os seus objetivos e necessidades.
Antes de fechar negócio com um local, é essencial fazer uma visita pessoal. Preste atenção em detalhes importantes, como a qualidade das instalações, a disposição dos espaços, a acessibilidade e a atmosfera geral do local.
Aproveite a oportunidade para conversar com os responsáveis pelo espaço. Faça perguntas, esclareça dúvidas e compartilhe suas expectativas.
Não se esqueça de considerar o feedback de outras pessoas que já utilizaram o espaço. Avaliações online e referências de clientes anteriores podem fornecer insights valiosos e ajudar na sua decisão.
Ao escolher o palco perfeito para seu evento corporativo, é importante lembrar que contar com parceiros especializados pode fazer toda a diferença.
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