Você precisa organizar um evento, viagem ou festa e está preocupado em não dar conta de todos os detalhes para que tudo saia perfeito? Fique tranquilo, com ferramentas ágeis, o processo pode ser mais tranquilo e eficiente.
Seja você um profissional da área ou alguém se aventurando pela primeira vez na organização de um evento, esse post é para você!
Selecionamos 20 ferramentas que podem otimizar o seu tempo, facilitar o seu dia a dia e, claro, garantir a melhor experiência para impactar o seu público e gerar resultado para o negócio.
Curioso para descobrir? Então, siga a leitura e confira a nossa curadoria, começando por essas dicas:
Use ferramentas de gestão de projetos: indo além do Trello, explore ferramentas, como Asana, Monday e ClickUp. Elas ajudam a organizar tarefas, definir prazos e atribuir responsabilidades de forma eficiente, mantendo o fluxo do evento sob controle.
Implemente cronogramas: o GanttPRO ou TeamGantt são ideais para criar cronogramas visuais, que facilitam a organização das etapas do evento.
Tenha em mãos uma plataforma de tradução simultânea: se precisar, a Wordly tem traduções em tempo real para mais de 20 idiomas. Ela é acessível em smartphones ou tablets dos participantes.
Planeje bem o espaço: a Social Tables permite criar plantas baixas em 3D, visualizar a disposição de mesas e cadeiras, e planejar o fluxo de pessoas. É especialmente útil para prever a circulação de público e ajustar a configuração conforme necessário.
Foque na logística: a Whova oferece check-ins rápidos, organização de agendas e integração com transportes e hospedagem. A plataforma ajuda a coordenar atividades e facilita a comunicação.
Tem um Eventos Esportivo para realizar?
Após a Inovents coordenar a ativação inédita da CCR Aeroportos em parceria com a Track & Field Sports, uma corrida realizada na pista de pouso e decolagem do Aeroporto Internacional Afonso Pena, em Curitiba-PR, pesquisamos ferramentas que podem ajudar a otimizar a organização de corridas e outros.
São elas:
Atletis: permite criar, gerenciar e promover competições como corridas, natação, futebol e muito mais.
A plataforma traz:
Inscrições on-line – totalmente gerenciadas, com controle de pagamentos, desistências e relatoria de métricas do evento.
Página personalizada- para o evento, onde você pode detalhar horários, localização e premiações.
Gestão financeira – integrada, permitindo o controle de vendas, recebimentos e relatórios financeiros em tempo real.
Formulários – para inscrição de atletas, facilitando o registro de comorbidades e outros dados relevantes.
Keepsporting: oferece recursos de personalização de eventos, controle financeiro e marketing, com ferramentas para realizar inscrições via dispositivos móveis e realizar promoções através de canais, como e-mail marketing.
E a nossa curadoria ainda não acabou!
Dê foco na experiência do público
Sabemos que elevar a personalização em eventos e viagens de incentivo é um desafio essencial para impactar as pessoas e criar conexões duradouras entre elas e a marca. Em nossos projetos, essa etapa é sempre uma prioridade.
O que você não pode deixar de fora?
Pense, por exemplo, em como os brindes ou as experiências podem agregar valor ao participante. Se o objetivo é proporcionar um momento de pausa e reflexão, talvez um kit de bem-estar, com itens que incentivem o relaxamento, seja mais eficaz.
Outra dica é: Segmente o público e crie algumas áreas de interação. Por exemplo, um espaço para networking e outro com drinks exclusivos. Tenha mais de uma opção.
Confira também 5 aplicativos que podem ser grandes aliados no cuidado com a experiência
1- Brainstorming, onde tudo começa: Se precisar envolver outras pessoas do seu time on-line para levantar ideias criativas, utilize ferramentas de colaboração em tempo real, como Miro, onde cada um pode acionar post-its com sugestões e novos comentários.
Também funciona bem com Google Jamboard, que é usado para planejamento de projetos e sessões criativas, permitindo que os usuários adicionem notas, desenhos e imagens
2-Qualtrics: coleta dados sobre a jornada do cliente por meio de pesquisas, feedbacks e análises. Ele ajuda as empresas a entender melhor as necessidades e sentimentos dos clientes, oferecendo insights para aprimorar produtos, serviços e a experiência geral.
3-Zaffo: quer promover um momento de gamificação? A Zaffo oferece soluções para engajamento e permite criar campanhas de gamificação para empresas, com desafios e recompensas em tempo real. Os usuários podem acumular pontos, competir em rankings e resgatar prêmios.
4-Samba Tech: possibilita interação em tempo real, especialmente para eventos e experiências corporativas. Além de ser um app com foco na experiência do usuário, também ajuda a criar uma atmosfera mais dinâmica e divertida.
Quer saber mais sobre como a Inovents pira nas ideias e faz projetos incríveis acontecerem? Entre em contato e conheça as nossas soluções de impacto e excelência.