Sabemos que o serviço de transporte é bastante delicado, porque sofre grande influência de fatores externos. Sempre há aquela apreensão de “vai chegar a tempo?”, “será que o trânsito vai atrapalhar?”, “choveu muito. E agora?”. Por tudo isso, a regra fundamental no setor de transportes é planejamento.
Segundo Rogério e Alex, tudo começa com a análise dos locais de embarque e de desembarque dos passageiros. A empresa de transporte vai avaliar os locais, a largura das vias, considerar um alinhamento com a Companhia de Engenharia de Tráfego (CET), responsável pela organização do tráfego na cidade, para que seja reservado um espaço para os veículos pararem.
As possíveis rotas também são estudadas com cautela, considerando variáveis externas, como desvios de trânsito. Diversas opções de caminho ficam mapeadas e são escolhidas no momento do evento.
Essas condições são determinantes para que a coordenação de eventos se prepare para oferecer capa de chuva, por exemplo, ou antecipe a previsão de chegada para evitar transtornos.
Treinamento e atualização constantes
O setor de transporte é muito dinâmico. O sentido de tráfego de uma via ou o terminal de uma companhia aérea podem mudar de uma hora para outra. Por isso, é fundamental que as equipes estejam preparadas.
A atualização e o treinamento são essenciais para acessar as melhores opções, pensando na otimização do tempo do passageiro. Um colaborador bem treinado sabe avaliar o melhor ponto de encontro para um passageiro que vai desembarcar no Terminal 3 do Aeroporto de Guarulhos, em São Paulo, por exemplo, sem se perder.
Rogério e Alex contaram que, em 2024, a Five Transportes fez um treinamento in loco com toda a equipe. Foram aos principais aeroportos para conhecer em detalhes a estrutura e poder oferecer soluções estratégicas.
A tecnologia como aliada
Os sócios, que têm 20 anos de atuação em logística, acreditam que, “hoje, toda organização tem que se tornar uma empresa de tecnologia em algum aspecto”.
No setor de transportes, a tecnologia está muito presente em sistemas de reservas on-line e na comunicação com o cliente, por exemplo. Mais que fornecedora de veículos, a Five acredita que precisa atuar como consultora, dando todo o feedback necessário para o cliente, com reports e acompanhamento do processo em tempo real.
Segundo Rogério e Alex, uma lacuna que sempre existiu era a definição do motorista que realizaria o trajeto. Por uma série de fatores, os clientes só ficam sabendo quem será o condutor apenas poucas horas antes do serviço.
Atualmente, com um voucher digital, o cliente pode acompanhar o status do serviço e saber o nome do motorista e, muitas vezes, receber a foto do condutor. Caso algo seja alterado, as atualizações ficam disponíveis no voucher digital com agilidade.
Olhando para o ESG
O setor de transportes é, por natureza, bastante poluidor, uma vez que os veículos são grandes emissores de monóxido de carbono, um dos vilões do aquecimento global. Mas há algumas estratégias para reduzir ou compensar os danos ao planeta, discutidas no episódio do Podnize:
- Veículos mais novos são menos poluentes
- Os modelos híbridos já são opções viáveis
- Compra de crédito de carbono para compensação
A preocupação com a sustentabilidade, além de ser necessária a todas as empresas, é também uma exigência cada vez mais forte dos clientes, que optam por empresas comprometidas com o futuro do planeta.
Veja mais sobre ESG em eventos nesta curadoria
Parcerias estratégicas para eventos de excelência
O transporte é um braço de toda a operação que envolve a organização de um evento ou viagem de incentivo. Mas quem detém todas as informações, como aéreo, hospedagem, os horários exatos, os momentos de pausa etc, é a agência de eventos.
Por isso, a sinergia entre essas duas frentes é fundamental para o sucesso do evento. Quanto mais confiança e diálogo forem construídos ao longo da parceria, maior será a percepção do cliente sobre a qualidade do serviço e os resultados alcançados.
Situações reais: desafios e soluções
No final de 2024, a Five Transportes foi a responsável pela logística de um evento para 10 mil passageiros, em que todos precisavam chegar ao encontro no mesmo horário. Dá para imaginar o tamanho do desafio?
Os participantes partiram de várias cidades do interior de São Paulo, uma operação que exigiu estudo preciso de cada local, checagem de documentação dos passageiros e autorização dos orgãos de trânsito para que fosse permitido circular com esse número expressivo de pessoas.
Além disso, alguns passageiros tinham necessidades específicas de locomoção. Eles precisavam de uma recepção diferenciada, de um cuidado maior para que conseguissem adentrar os veículos antes dos demais passageiros.
Segundo Rogério e Alex, foram meses preparando todos os detalhes e pensando nas melhores estratégias para que cada um tivesse uma experiência segura e tranquila.
Outro desafio lembrado pelos sócios da Five foi coordenar uma viagem de incentivo com participantes de diferentes estados do Brasil, premiados em um sorteio para uma experiência em Orlando, nos Estados Unidos.
O trabalho começou na chegada à residência de cada uma dessas pessoas. Algumas, viveriam a experiência internacional pela primeira vez. Com toda a atenção que o momento merecia, o motorista colocava as bagagens no carro e seguia para o aeroporto.
Dali, o profissional do transporte acompanhava o passageiro até o guichê de check-in e a sala de embarque para, só então, dar a missão como cumprida. Chegando em Orlando, o grupo era conduzido pela equipe da Five até o hotel.
Por esses e tantos outros cases, a Inovents acredita que a logística eficiente é a chave para o sucesso do evento!
Gostou de conhecer um pouco mais sobre o setor de transportes? Acesse o Podnize, nosso canal de eventos e viagens de incentivo, e ouça esse bate-papo na íntegra.
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